合规
基本理念
"Integrity=始终正确行事”是帝人合规的原点,也是最基本的行为姿态。本公司在董事会的监督下,彻底贯彻作为企业伦理纲领的行为规范,确保业务活动始终“正确进行”。我们秉持“合规推进是形成健全企业风气的活动”这一理念,不仅要求遵守法律法规,还要求役员及员工遵循社会规范,采取诚实的行动。包括代表董事在内的公司高管率先垂范,同时对本公司及子公司的役员和员工开展合规教育与宣传。通过营造尊重诚实行为的企业文化,我们致力于提升股东价值和员工满意度。
合规推进体制
本公司设立了由合规与风险管理推进部长担任部会长、各事业部门及各地区的合规负责人担任成员的“集团合规部会”,以确认帝人集团内部各单位的合规推进情况。此外,在各事业部门及集团公司中,选任“CRM推进负责人(合规与风险管理推进负责人)”,以推动具体活动的实施;在海外统括公司也指定了合规负责人,根据各地区的特点开展相关活动。在此体制下,我们通过热线、职务体系进行合规报告,并通过员工意识调查问卷,识别帝人集团各单位面临的课题。对于识别出的课题,我们将教育与宣传等对策反映到帝人集团各单位的合规推进计划中并加以实施。通过将PDCA循环应用于合规推进体制,我们能够持续确保合规性,并通过定期评估与改善活动,提升组织内部的合规意识,营造遵守法律法规的企业文化,从而实现风险最小化。
合规推进的主要活动
基于“合规推进是构建健全企业文化的活动”这一理念,我们不仅致力于普及与业务相关的法律法规和公司内部规章制度,还积极推动企业伦理的全面认知与贯彻,具体包括以下举措:
行为规范的深入贯彻
为了让各国的帝人集团员工都能理解企业伦理,我们将《企业伦理手册》翻译成多种语言并进行分发。同时,制作了教育视频,并配上各语言的字幕,向所有集团公司进行发布。
税务方针的制定
帝人集团为遵守开展业务所在国家、地区及多边税务相关的法律法规,于2022年4月制定了作为税务基本规范的《税务方针》。本集团依照该方针依法纳税,履行社会责任,致力于成为一个能够获得社会广泛理解与共鸣的企业集团,同时不断提升企业价值。
企业伦理月间的全员培训
帝人集团将每年10月定为“企业伦理月间”,面向所有集团董事及员工(包括合同员工和派遣员工),开展以集团内部识别出的合规课题为主题的培训活动。
员工意识调查问卷
为了掌握各国帝人集团董事及员工的合规意识与实际情况,并用于今后的合规推进活动,我们每年开展一次员工意识调查问卷。2024年度的调查对象为15,169人,回收率为72%。
举报热线窗口的运营
帝人集团设立了举报热线窗口,作为董事、员工及业务合作方可直接举报违规行为或疑似违规行为的渠道,由合规与风险管理推进部担任事务局,负责处理举报事宜。举报渠道由独立的第三方机构运营,支持24小时匿名举报,并提供多语言服务。除非获得举报人同意,举报内容不会告知其他董事或员工,且严禁对举报人进行任何不利待遇。所有受理的举报与咨询信息均严格保密并妥善管理。我们通过各类培训向员工宣传举报热线的必要性及使用方法,举报内容的调查流程则依据《集团内部举报规定》进行,并在公司内部共享。此外,行为规范中明确规定,禁止试图识别举报人身份或对其进行骚扰等报复行为。对于可能构成重大风险的举报事项,将报告给高层管理层并妥善应对。处理完毕的举报事项会在尊重隐私的前提下进行信息泛化,并每半年在公司内网发布,以提升员工的合规意识。同时,内部举报制度的运作情况也会定期向董事会报告,并接受监督。
2024年度的规范违规情况
在2024年度收到的内部举报或职务报告案件中,经调查确认存在违反规范事实并采取了适当措施的件数如下:
| 贪污、不正行为或行贿受贿 | 5件 |
| 歧视或骚扰 | 5件 |
| 客户信息侵害或泄露 | 0件 |
| 利益冲突 | 0件 |
| 洗钱或内幕交易 | 0件 |
| 其他 | 7件 |
| 合计 | 17件 |
反腐败举措
帝人集团制定了《帝人集团反腐败方针》,并通过公司内部规章完善反腐败的程序和体制,同时在《企业伦理手册》中明确反腐败的行为准则,确保董事及员工严格遵守。此外,作为内部规章,集团制定了《防止向公务员等行贿规定》,禁止以不正当意图对公务员等进行宴请、馈赠等行为。在确需对公务员等进行不构成贿赂的宴请或馈赠时,必须事先按照《公务员等利益提供相关指南》取得负责人书面批准。该规定还明确了针对违规行为的应对措施,包括报告义务、调查、纠正措施,并规定了违规时的惩戒处分。对于参与腐败行为的董事或员工,无论其职位高低,集团将严格实施惩戒处分。
交易伙伴的反腐败风险管理
为了防止通过外部交易伙伴发生腐败行为,我们对代理商、供应商等交易对象进行尽职调查,以确认其交易适格性。对于企业收购的目标公司,也会针对腐败风险进行尽职调查。特别是在启用或继续使用代理商等时,我们依据检查清单(是否与公务员等存在特殊利益关系、是否有过贪污行为、是否具备履行业务的能力、是否存在不明用途资金的要求等)确认腐败风险,并要求代理商等签署反腐败承诺。对于供应商,我们提供包含禁止贿赂条款的CSR采购指南,并要求其遵守。若发现交易伙伴涉及腐败行为,将采取包括暂停交易一段时间在内的应对措施。
风险评估
为了全面了解帝人集团的腐败风险,我们针对集团各公司、各事业部门及各据点,委托外部律师事务所开展了风险评估。根据迄今为止的评估结果,尚未发现腐败风险显著的业务或据点。但在与政府等公共机构相关的业务中,考虑到地区特性,建议优先按照帝人集团的基本方针,完善管理体制并实施相关教育。今后,我们将根据评估结果,针对各事业部门及据点的腐败风险,采取适当的对策。
教育
帝人集团在各公司、各事业部门及各据点,针对从事销售、采购及与其他公司协作等业务的员工,实施有关反腐败的电子学习课程(e-learning)。
今后的课题
我们将定期开展内部审计与风险评估调查,完善反腐败的PDCA循环机制。在集团内部,持续推进反腐败相关的教育与培训,并确保董事及员工在面临贿赂等风险时,能够充分利用内部举报制度及咨询窗口。此外,我们也积极向外部业务合作方宣传举报制度等内容,以强化整体的反腐败意识。
完善并持续运作的安全保障出口管理体制
在全球范围开展业务的帝人集团,确保遵守法律法规并实施稳健的安全保障出口管理至关重要。集团内从事出口等业务的各公司,依据《集团安全保障出口管理规定》,制定并运作与之相一致的《安全保障出口管理规定》《安全保障出口管理实施细则》等制度。在执行体制方面,集团采用事业本部与总部专业人员的双重管理机制,确保安全保障出口管理的有效实施。由于安全保障出口管理相关法律法规的细节经常发生变更,帝人集团总部的专业人员会及时将最新信息传达给事业本部,并通过定期培训及鼓励员工参加外部实务能力认证考试,不断提升管理水平。
